Arbeitnehmer
Reisekostenrecht ab 01.01.2014 (gültig ab VZ 2014)
Das Reisekostenrecht wurde mit Wirkung ab 1. 1.2014 geändert.
Nachfolgend die wichtigsten Änderungen:
Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte / erste Tätigkeitsstätte
Der Gesetzgeber reagierte mit der Neuregelung u.a. auf die arbeitnehmerfreundliche Rechtsprechung des BFH. Der Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte" wurde durch den Begriff „erste Tätigkeitsstätte" (§ 9 Abs. 4 EStG) abgelöst. Definiert ist der Begriff „erste Tätigkeitsstätte" als ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten. Die Neuregelung betrifft in erster Linie Arbeitnehmer, die über keinen festen Arbeitsplatz beim Arbeitgeber verfügen oder über mehrere feste Arbeitsplätze an verschiedenen Standorten des Arbeitgebers. Das steuerliche Problemfeld liegt in Frage ob es sich bei anfallenden Fahrtaufwendungen zur Arbeits /Tätigkeitstätte um Fahrtkosten für den Weg zur Arbeit oder um Dienstreisen handelt.
Prüfschema, ob es sich um eine erste Tätigkeitsstätte oder um keine erste Tätigkeitsstätte und demgemäß um eine Dienstreise handelt:
Folgende Bedingungen müssen für das Annehmen einer ersten Tätigkeitsstätte erfüllt sein:
Es muss sich um einer ortsfeste betriebliche betriebliche Einrichtung handeln der der Arbeitnehmer entweder unbefristet, oder über die gesamte Dauer des befristeten Arbeitsverhältnisses oder über einen Zeitraum von über 48 Monaten zugeordnet ist.
Hierbei kann es sich um,
1. Eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers
oder
2. eine ortsfeste betriebliche Einrichtung eines mit dem Arbeitgeber verbundenen Unternehmens (im Sinne von § 15 AktG - Aktiengesetz)
oder
3. um eine vom Arbeitgeber bestimmte erste Tätigkeitsstätte bei einem Kunden / Entleiher handeln.
Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, verfügt der Arbeitnehmer über keine erste Tätigkeitsstätte und anfallende Fahrtkosten fallen nach der Dienstreisenregelung an (keine Entfernungspauschale).
Nach der bis zum 31.12.2013 geltenden Gesetzesvorschrift können Arbeitnehmer für die Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte nur die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 € je Entfernungskilometer geltend machen. Bei der Nutzung eines Dienstwagens führt dies zusätzlich zu einer Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte im Rahmen der sogenannten 1%-Regelung (0,03% Zuschlag). Ein Montagearbeiter der zum festen Sammelpunkt seiner Firma gefahren ist, konnte nach Auffassung des Gesetzgebers für diese Fahrt nur die Entfernungspauschale geltend machen. Das gleiche galt für einen Filialleiter der regelmäßig in unterschiedlichen Filialen seines Unternehmens gearbeitet hat. Der Bundesfinanzhof hatte jedoch arbeitnehmerfreundlich entschieden, dass es sich bei einer „Arbeitsstätte" um eine Arbeitsstätte des Arbeitgebers handeln muss und dass in vielen Fällen damit keine „regelmäßige Arbeitsstätte" vorliegt. Dies insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer auf wechselnden Bau- / Montagestellen tätig ist und sich nur am Sitz des Arbeitgebers zum Antritt einer Sammelbeförderung etc. einfindet. Auch das Vorhandensein mehrere regelmäßiger Arbeitsstätten bestätigte der BFH - zum Beispiel bei einem Filialleiter der gleich mehrere Geschäftsfilialen leitet - nicht. Die Folgen dieser Rechtsprechung sind, dass die Arbeitnehmer ohne regelmäßige Arbeitsstätte im Sinne der BFH-Rechtsprechung bis einschließlich 2013 anstatt der Entfernungspauschale die Fahrtaufwendungen nach der Dienstreisenregelung mit 0,30 € je gefahrenen Kilometer steuermindernd geltend machen können. Für betroffene Nutzer von Dienstwagen entfällt demgemäß die Besteuerung der Wege zwischen Wohnung und der strittigen „regelmäßigen Arbeitsstätte". Mit der gesetzlichen Neuregelung zwingt der Gesetzgeber den Arbeitgeber eine „erste Tätigkeitsstätte" zu definieren. Dies kann beispielsweise der Sammelpunkt der Montagearbeiter sein. Es muss sich nicht um eine Betriebsstätte des Arbeitgebers handeln.
Die Fahrtaufwendungen des Arbeitnehmers bis zur definierten „ersten Tätigkeitsstätte" können ab 2014 nur noch im Rahmen der Entfernungspauschale geltend gemacht werden. Für die Aufwendungen zur Weiterfahrt zu einer weiteren Tätigkeitsstätte können dann jedoch die tatsächlichen Aufwendungen bzw. bei Pkw Nutzung die Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenen Kilometer geltend gemacht werden. Es kommt damit auf die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte an. Vorrangig ist der Entscheidung des Arbeitgebers zur „ersten Tätigkeitsstätte" zu folgen. Von einer dauerhaften Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte ist auszugehen, wenn der Arbeitnehmer für einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten an einem Arbeitsort tätig sein soll. Entscheidend ist hier zunächst die getroffene Prognose (Arbeitsanweisung, Arbeitsvertrag, Dienstanweisung, Einsatzpläne, Betriebsvereinbarungen etc.). Bei Fehlen einer Zuordnungsentscheidung kommt es auf die zeitliche Komponente an. Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer dort typischerweise mindestens 1/3 seiner vereinbarten Arbeitszeit tätig sein soll. Kommen mehrere Tätigkeitsstätten in Betracht und trifft der Arbeitgeber zur „ersten Tätigkeitsstätte" keine Regelung, so ist die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte anzusehen. Auch für ein „weiträumiges Tätigkeitsgebiet" greift eine Sonderregelung. Hier gilt für die Entfernungspauschale die Wegstrecke vom Wohnort des Arbeitnehmers bis zum nächstliegenden Zugang zum Tätigkeitsgebiet.
Tipp: Die Neuregelung bietet im Einzelfall die Möglichkeit insbesondere bei der Benutzung von Dienstfahrzeugen eine für den Arbeitnehmer günstige Regelung zur nächsten Tätigkeitsstätte zu treffen. Jeder Einzelfall sollte hier frühzeitig geprüft und entsprechende Vereinbarungen fixiert werden. Um einen Gestaltungsmissbrauch zu unterbinden, wird sich die Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen sicher mit „wohlwollenden" Regelungen bei Gesellschaftergeschäftsführern oder angestellten Familienmitgliedern und nahen Angehörigen beschäftigen. Dennoch bietet diese Neuregelung Betroffenen steuermindernde Gestaltungsmöglichkeiten.
Neue Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand ab 1. 1.2014 (§ 9Abs. 4a EStG)
Unter der Überschrift „Vereinfachungsregelung" hat der Gesetzgeber die pauschalierte Abgeltung des Verpflegungsmehraufwandes bei einer Auswärtstätigkeit neu geregelt. Mehraufwendung für Verpflegung, für die beruflich bedingte Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner ersten Tätigkeitsstätte und seiner Wohnung sind nur nach den folgenden Sätzen als Werbungskosten abziehbar:
Nr. 1 - 24 € je bei 24 Stunden Abwesenheit (Mehrtagesreisen)
Nr. 2 - 12 € jeweils für den An- und Abreisetag bei Reisen mit Übernachtung
Nr. 3 - 12 € je Kalendertag bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
Bei einer Auslandstätigkeit gelten die länderspezifischen Pauschbeträge – nach dem Bundesreisekostengesetz - die für die Fälle der Nr.1 mit 120 % und bei Fällen der Nr. 2 und Nr. 3 mit jeweils 80 % des Länderpauschbetrages anzusetzen sind.
Der Abzug der Verpflegungspauschalen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte begrenzt.
Wird dem Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Pauschbeträge wie folgt zu kürzen: Frühstück 20 %, Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %.
Zur Übersicht: Pauschbeträge bis einschließlich 2013 (§ 4 Abs. 5 EStG, R 9.6 LStR 2011):
24-Stunden (Abwesenheit vom Arbeitsplatz / Wohnung) = 24 €
ab 14 Stunden = 12 €
ab 8 Stunden = 6 €
Fahrtkosten auf Dienstreisen
Die Fahrtkosten anlässlich von Dienstreisen kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten, soweit diese belegt werden und angemessen und üblich sind. Fahrtkosten, die durch die Benutzung des privaten Pkw des Arbeitnehmers entstehen, können durch Zahlung der Kilometerpauschale von 0,30 € je gefahrenen Kilometer (Aufzeichnungen zur Dienstreise vorlegen, Lohnsteuerrichtlinien R 9.5) vom Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Öffentliche Arbeitgeber können ggf. höhere Pauschbeträge nach den Reiskostenvergütungsregelungen der öffentlichen Kassen steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten (vergl. § 3 Nr. 13 EStG). Arbeitnehmer können ggf. höhere Aufwendungen geltend machen, soweit die tatsächlichen Fahrzeugkosten je Kilometer belegt werden können. Bei Vielfahrern bzw. lfd. Nutzung des Fahrzeuges für Dienstreisen ist hier eine Vollkostenrechnung für jedes Jahr zu erstellen (Abschreibung, Leasingrate, Versicherung, Steuer, Reparatur- und Wartungskosten, Kraftstoffkosten, gefahrene Kilometer im Jahr). Ggf. empfiehlt sich hier die Führung eines Fahrtenbuches.
Fundstellen:
BMF Schreiben vom 19.12.2014 zur steuerlichen Behandlung von Reiskosten und Reisekostenvergütungen
BMF Schreiben IV C 5 - S 2353/14/10002 zum neuen Reisekostenrecht vom 24.10.2014
BMF Schreiben vom 30. 9.2013 zum neuen Reisekostenrecht
Dieter P. Gonze, Steuerberater
Letzte Änderung: 11.1.2015
