Arbeitnehmer
Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit
Begriffserläuterung:
Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer
- vorübergehend
- außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner ersten Tätigkeitsstätte
- beruflich tätig wird.
Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.
1. Wohnung
Als Wohnung ist bei mehreren Wohnungen des Arbeitnehmers die Wohnung anzunehmen, die dem Arbeitsplatz am nächsten liegt. Hiervon kann abgewichen werden, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich von der entfernteren Wohnung startet und sich dort sein Lebensmittelpunkt (Hauptwohnung) befindet.
2. Erste Tätigkeitsstätte
Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen zugeordnet ist. Wenn die Festlegung durch den Arbeitgeber fehlt, ist die zu leistende arbeitsvertraglich geregelte Arbeitszeit von Bedeutung. Diese muss mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder zwei volle Arbeitstage wöchentlich betragen. Oder der Arbeitnehmer muss arbeitstäglich an der Tätigkeitsstätte tätig werden. Soll der Arbeitnehmer an mehreren ortsfesten betrieblichen Einrichtungen tätig werden und erfüllen davon mehrere Einrichtungen die Voraussetzungen, dort zu mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig zu sein, ist die der Wohnung des Arbeit-nehmers am nächsten liegende Einrichtung des Arbeitgebers die erste Tätigkeitsstätte.
3. Fahrtkosten (R 9.5 LStR)
Für die erste Tätigkeitsstätte ist der Abzug der beschränkten Werbungskosten möglich, d.h. Ansatz der Entfernungspauschale oder Versteuerung eines geldwerten Vorteils bei Nutzung eines Dienstwagens.
Wird die berufliche Tätigkeit an mehreren Tätigkeitsstätten oder an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte ausgeübt, darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die tatsächlich entstandenen Kosten (0,30 € pro Kilometer bei Nutzung eines Pkw) als steuerfreien Auslagenersatz erstatten. Bei fehlendem Auslagenersatz darf der Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
4. Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR)
Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich bei Auswärtstätigkeiten i.S.d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 3 EStG nach der Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung am Ort des Lebensmittelpunkts. Nicht entscheidend ist die Abwesenheitsdauer von der auswärtigen Unterkunft am Einsatzort. Der Abzug des Verpflegungsmehraufwands ist auf die ersten drei Monate des Einsatzes an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt.
Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.
Aufwendungen in Höhe der Verpflegungspauschalen können geltend gemacht werden, abhängig von der Aufenthaltsdauer:
im Inland: bis zu 8 Stunden 0 €
8 Stunden bis zu 24 Stunden 14 €
über 24 Stunden 28 €
An- und Abreisetag bei Mehrtagesreisen 14 €
Bei beruflichen Tätigkeiten von mehr als acht Stunden (über Nacht, jedoch ohne Übernachtung) ist die Pauschale von 14 € anzuwenden. Die Pauschale wird dabei dem Kalendertag zugeordnet, an dem der Arbeitnehmer zum überwiegenden Teil der mehr als acht Stunden abwesend war.
Bei Auslandsreisen sind unterschiedliche Pauschalen je Land zu beachten.
Eine Geschäfts- bzw. Dienstreise, die nach 16:00 Uhr beginnt und vor 8:00 Uhr am Folgetag endet, ist mit der gesamten Abwesenheitszeit dem Tag mit der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen. Die Abwesenheitszeiten bei mehreren Dienstreisen an einem Tag sind zusammenzufassen.
Berufskraftfahrer können ab 01.01.2020 anstelle der tatsächlichen Aufwendungen, einen Pauschbetrag von 9 € (bis 31.12.2023: 8 €) pro Kalendertag als Übernachtungsnebenkostenpauschale in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist eine mehrtägige berufliche Tätigkeit in Verbindung mit einer Über-nachtung im Kraftfahrzeug des Arbeitgebers.
5. Übernachtungskosten (R 9.7 LStR)
Bei Dienstreisen (Arbeitnehmer) können Kosten in tatsächlicher Höhe oder pauschal mit 20 € pro Nacht geltend gemacht werden.
Bei Geschäftsreisen (Unternehmer) können Kosten nur in tatsächlicher Höhe (durch Beleg) geltend gemacht werden. Die Kosten für das Frühstück sind jeweils i.H.v. 20 % aus den Übernachtungskosten herauszurechnen. Im Ausland sind es 20 % des für das jeweilige Land geltenden Verpflegungspauschalbetrags.
Nach Ablauf von 48 Monaten einer Reisekostentätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort im Inland können die steuerlich begünstigten Unterbringungskosten mit nur höchstens 1.000 € pro Monat als Werbungskosten geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser regelmäßig mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird. Die 48-Monats-Frist ist daher nicht zu prüfen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Eine Unterbrechung von mindestens sechs Monaten führt zu einem Neubeginn der Frist von 48 Monaten. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich.
Wird durch Zahlungsbeleg nur der Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen (z.B. Tagungspauschalen), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:
für Frühstück um 20%
für Mittagessen um 40%
für Abendessen um 40%
des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mind. 24 Stunden.
6. Reisenebenkosten (R 9.8 LStR)
Neben den typischen Reisekosten, können auf einer Dienstreise auch so genannte Reisenebenkosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden solange sie betrieblich veranlasst sind. Diese umfassen die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für:
- Trinkgelder
- Aufmerksamkeiten
- Gepäckbeförderung
- Gepäckversicherung
- Telefon- und Faxgebühren
- Porto
- Nahverkehr
- Fährkosten
- Mautgebühren
7. Arbeitgebererstattungen
Arbeitgebererstattungen mindern den Werbungskostenabzug, da insoweit dem Arbeitnehmer keine Aufwendungen entstanden sind. Übersteigen die Arbeitgebererstattungen die steuerlich abzugsfähigen Werbungskosten, so ist der übersteigende Betrag dem Arbeitslohn hinzuzurechnen.
aktualisiert: Januar 2024
