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Was sind Verpflegungsmehraufwendungen?

Die Begriffe „Mehrverpflegungsaufwendungen, Verpflegungspauschalen, Verpflegungsmehraufwand, Auslöse u.s.w." trifft man in allen Einkunftsbereichen des Steuerrechts an. Um was geht es hier eigentlich? Zunächst kann kein Bürger seine Verpflegungsaufwendungen bei der Steuererklärung als Aufwand geltend machen. Diese Aufwendungen gehören zu den alltäglichen Kosten der privaten Lebensführung und stehen in keinem Zusammenhang mit der Erzielung von steuerpflichtigen Einkünften.

 

Im direkten Zusammenhang mit der Erzielung von Einkünften kann jedoch ein höherer finanzieller Verpflegungsaufwand stehen. Ein Arbeitnehmer der regelmäßig an einem festen Arbeitsplatz in einem Betrieb arbeitet, kann entweder sein Essen von zu Hause mitnehmen oder die ihm aus Erfahrung bekannten preisgünstigen Verköstigungsmöglichkeiten im Betrieb oder um den Betrieb herum nutzen. Es steht hier kein arbeitsbedingter oder besser einkünftebedingter Verpflegungsmehraufwand.

 

Ein Außendienstmitarbeiter eines Unternehmens, der beispielsweise Kundenbesuche etc. im süddeutschen Raum im weiten Umkreis von dem Sitz seines Arbeitgebers zu absolvieren hat, muss sich mit den erheblichen Verpflegungskosten auf Autobahnrasthöfen, in Ballungszentren etc. auseinandersetzen und wird meist nicht ihm bekannte preisgünstige Alternativen nutzen könne. Da er beruflich, zur Erzielung von steuerpflichtigen Einnahmen, unterwegs ist, ist dieser Mehraufwand auch beruflich bedingt und steuermindernd zu berücksichtigen. Letztlich verbleibt diesem Arbeitnehmer nach Abzug seiner beruflich bedingten Aufwendungen ein geringeres Nettoeinkommen, als einem Arbeitnehmer der immer an seinem festen Arbeitsplatz sitzt. Dieser beruflich bedingte Verpflegungsmehraufwand kann bei der Erzielung aller denkbaren steuerpflichtigen Einnahmen entstehen. Beim Unternehmer, beim Arbeitnehmer, aber auch beim Vermieter der zur Eigentümerversammlung der weitentfernten Eigentumswohnung oder der Kapitalanleger der zur Aktionärsversammlung reist.

 

Verpflegungsmehraufwendungen entstehen regelmäßig bei:

·         Außendienstmitarbeitern

·         Monteuren / Arbeitern auf Montage oder wechselnden Baustellen / Einsatzwechseltätigkeit

·         Dienstreisen / Seminarbesuchen etc.

·         Berufskraftfahrern / Fernfahrern

·         Seeleuten / Soldaten

·         u.a.

 

Bei einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten an ein und derselben auswärtigen Arbeitsstelle werden keine Mehrverpflegungsaufwendungen steuerlich berücksichtigt. Nach Ablauf dieser Zeit geht der Gesetzgeber davon aus, dass der Reisende sich mit den örtlichen Gegebenheiten vertraut gemacht hat und kein Verpflegungsmehraufwand mehr entsteht. Diese Regelung zielt  auf einen Arbeitnehmer der von seinem bisherigen festen Arbeitsplatz für die Dauer von mehr als drei Monaten an einen anderen „festen Arbeitsplatz“ gewechselt hat. Ebenso gilt dies für Baustellen deren Zeitdauer drei Monate überschreitet. Wird der Aufenthalt dort durch den Wechsel an einen anderen Arbeitsort vier Wochen unterbrochen, beginnt eine neue Dreimonatsfrist. Rechtlich umstritten ist die Anwendung dieser Regelung bei Seefahrern.

 

Leider lässt die Steuergesetzgebung den Ansatz des im Einzelnen ermittelten tatsächlichen Mehraufwandes nicht zu. Im Gegenteil, es können nur die festgelegten niedrigen Pauschbeträge als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern diese Pauschbeträge steuerfrei erstatten.

 

Als Verpflegungsmehraufwendungen können geltend gemacht werden:

 

Bei einer Abwesenheit von der Wohnung und/oder der regelmäßigen Arbeitsstätte von:

 

·         mindestens 8 Stunden          = Pauschbetrag von   6€

·         mindestens 14 Stunden        = Pauschbetrag von 12€

·         von 24 Stunden                     = Pauschbetrag von 24€

 

Für Auslandstätigkeiten gelten besondere – höhere - Pauschbeträge. Entsprechende Tafeln / Infos hierzu hält unser Lohnbüro (Frau Hanke 03431 / 579300) für Mandanten bereit.

 

Hinweise hierzu:

·         Wird der Steuerpflichtige typischerweise nur Auswärts tätig (Berufskraftfahrer, Monteure, Bauarbeiter etc.), wird die gleiche Regelung unter Ansatz der Abwesenheit von der Wohnung angewendet.

·         Erfolgt an einem Tag eine mehrfache Auswärtstätigkeit, sind die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen.

·         Eine Tätigkeit die nach 16.00 Uhr begonnen und vor 8.00 Uhr des Folgetages – ohne Übernachtung - beendet wird, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Tag zuzurechnen an dem der Zeitanteil überwiegt.

·         Bei einer Auslandstätigkeit bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort / Land den der Steuerpflichtige am Tag zuletzt erreicht hat.

·         Die Pauschbeträge sind auch dann anzuwenden, wenn der Arbeitnehmer Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat. Behält der Arbeitgeber in diesen Fällen für die Mahlzeiten Beträge ein, die über den amtlichen Sachbezugswerten liegen, ist der Differenzbetrag nicht als Werbungskosten abziehbar. Die unentgeltlichen Verköstigungen während eines Fluges, im Rahmen der vom Arbeitgeber bezahlten Flugreisen, bleiben unberücksichtigt.

 

Aufzeichnungspflichten:

Der Steuerpflichtige sollte in Schriftform folgende Aufzeichnungen führen oder anhand von betrieblichen Abrechnungsnachweisen belegen können:

 

Beispiel 1:

Reisebeginn:              2. 6.2008                    10.00 Uhr       

Reiserückkehr:           2. 6.2008                    21.00 Uhr

Anlass:                       Seminar in Leipzig

 

Pauschbetrag:            =          6€

 

Beispiel 2:

Reisebeginn:              2. 6.2008                    15.00 Uhr       

Reiserückkehr:           4. 6.2008                    17.00 Uhr

Anlass:                       Messebesuch, SPIELO in Nürnberg

 

Pauschbeträge           2. 6.2008 /   8 Std. =   6€

                                   3. 6.2008 / 24 Std. =   24€

                                   4. 6.2008 / 14 Std. =   12€

                                   Summe:                      42€

 

Soweit hier noch Fahrtkosten für Fahrten im eigenen Pkw geltend gemacht werden oder ein Fahrtenbuch für den Dienst-Pkw zu führen ist, ist die zurückgelegte Fahrtstrecke in Kilometern anzugeben.

 

Sonderregelungen:

·         Baustellenarbeiter / Monteure etc.

Die Verpflegungsmehraufwendungen werden auch für Steuerpflichtige gewährt, die über keine regelmäßige Arbeitsstätte verfügen. Maßgeblich ist die zeitliche Abwesenheit von der Wohnung des Steuerpflichtigen.

Bei ein und derselben Baustelle, ist die Dauer jedoch drei Monate begrenzt.

 

·         Berufskraftfahrer / Fahrtätigkeit

Die Verpflegungsmehraufwendungen werden auch für Steuerpflichtige gewährt die über keine regelmäßige Arbeitsstätte verfügen. Hierzu gehört auch eine überwiegende Fahrtätigkeit als Berufskraftfahrer, Lokführer, fliegendes Personal etc. Dies liegt bei allen Steuerpflichtigen vor, die sich bei mehr als 80% ihrer Arbeitstätigkeit auf einem Fahrzeug aufhalten.

Für die Verpflegungsaufwendungen maßgeblich ist die zeitliche Abwesenheit von der Wohnung des Steuerpflichtigen. Liegt die Fahrtzeit jedoch regelmäßig unter 80%, dies kann beispielsweise bei einem Cheffahrer der Fall sein, dann wird der Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Für die Verpflegungsmehraufwendungen ist dann die zeitliche Abwesenheit vom Arbeitsplatz beim Arbeitgeber maßgebend.

 

·         Fliegendes Personal

Für die Verpflegungsaufwendungen maßgeblich ist die zeitliche Abwesenheit von der Wohnung des Steuerpflichtigen. Für den Ansatz der Auslandspauschbeträge gilt ein Land von dem Zeitpunkt an als erreicht, wenn das Flugzeug dort landet. Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt. Beträgt die Flugdauer mehr als 2 Tage sind für den Zeitraum zwischen Abflug und Landung die Auslandspauschbeträge für Österreich (zur Zeit 36€) anzusetzen.

 

·         Seeleute / Schiffsreisen

Die Verpflegungsmehraufwendungen für Seeleute richten sich danach, ob sie mit ihrem Schiff im Heimathafen liegen, auf hoher See sind oder in einem ausländischen Hafen festgemacht haben.

Im Heimathafen gelten die inländischen Pauschbeträge.

Im ausländischen Hafen die jeweils geltenden Auslandspauschbeträge.

In fremden Hoheitsgewässern die Auslandspauschbeträge des jeweiligen Landes.

Schiffe der deutschen Marine gelten in fremden Hoheitsgewässern völkerrechtlich als Inland.

(vergl. BFH 28. 9.2007 Az. 18K 638/06)

 

Für Auslandsreisen mit dem Schiff sind für Tage ohne Einschiffung bzw. Ausschiffung die für Luxemburg geltenden Tagegelder anzusetzen (Abschn. R 39 Abs. 3 Nr. 2 LStR)

 

Hinweis zu Pauschbeträgen für Auslandsübernachtungen:

Übernachtungskosten bei Inlandsreisen können gegen Einzelnachweis der Übernachtungskosten geltend gemacht werden. Übernachtungskosten bei Auslandsreisen können Arbeitnehmern auch durch die Gewährung von länderspezifischen Pauschbeträgen erstattet werden. Maßgebend für die Höhe des Pauschbetrages ist das Land in dem die Übernachtung stattfindet. Für die Dauer von Flugreisen (Flugzeit) darf keine Übernachtungspauschale gewährt werden.

 

Quellen:

§ 4 Abs. 5  EStG

§ 41b EStG

LStR 8.1 Abs. 8

LStR 39 Abs. 3 Nr. 2

 

Dieter P. Gonze, Stb. 9. 6.2008

   

Lohnsteuerhilfeverein Hessen e.V.

Letzte Bearbeitung

Juni 2008

Lohnsteuerhilfeverein Sachsen e.V.