Hinweis: Diese Internetseiten stellen Informationen und keine Rechtsberatung dar. Für Fehler und Aktualität kann keine Haftung übernommen werden. Soweit diese Informationen Themen behandeln, die die gesetzliche Beratungsbefugnis des Lohnsteuerhilfevereines übersteigen, haben diese Themen rein informatorischen Charakter und können nicht Gegenstand einer zukünftigen Beratung sein.

Ist ein Firmenfahrzeug für den Arbeitnehmer vorteilhaft?

Wann lohnt sich die Führung eines Fahrtenbuches?

Welche Anforderungen werden an das Fahrtenbuch gestellt?

Für Fahrzeuge eines Unternehmens, die vom Arbeitnehmer sowohl dienstlich wie auch privat genutzt werden können, muss die private Nutzung als geldwerter Vorteil besteuert werden. Die Besteuerung der privaten Pkw-Nutzung erfolgt in der Regel durch die Anwendung der so genannten 1%-Regelung. Hier werden 1% des Bruttolistenpreises des Fahrzeuges monatlich der Lohnsteuer und der Sozialversicherung unterworfen. Zusätzlich erfolgt eine Besteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Der Bruttolistenpreis bildet die Berechnungsbasis. Dies unabhängig davon, ob es sich um die Anschaffung eines gebrauchten ggf. alten Fahrzeuges handelt, oder ob erhebliche Kaufnachlässe eingeräumt wurden.

Berechnungsbeispiel:

Bruttogehalt ohne Kfz-Nutzung:		2.800,00 €	2.800,00 €
Anschaffungskosten des Fahrzeuges:	25.000,00 €
1% vom Anschaffungspreis:	250,00 €	250,00 €
Entfernung zur Arbeitsstätte in KM	30
Formel: 0,03% vom Fahrzeugpreis X KM	225,00 €	225,00 €
Summe Kfz-Nutzung, brutto:	475,00 €
Brutto für Steuer und Sozialversicherung:		3.275,00 €	2.800,00 €
Lohnsteuer, Steuerklasse IV		-638,41 €	-485,91 €
Solidaritätszuschlag		-35,11 €	-26,72 €
Arbeitnehmeranteil Rentenversicherung		-325,86 €	-278,60 €
Arbeitnehmeranteil Arbeitslosenvers.		-54,04 €	-46,20 €
Arbeitnehmeranteil Krankenversicherung		-273,47 €	-233,80 €
Arbeitnehmeranteil Pflegeversicherung		-36,03 €	-30,80 €
Abzug für Pkw-Nutzung		-475,00 €	0,00 €
verbleibendes Nettoeinkommen:		1.437,08 €	1.697,97 €
Netto Eigenaufwand für das Fahrzeug:		260,89 €

Mit dem hier im Beispiel ermittelten Nettoeigenaufwand von 260,89 Euro sind alle Fahrzeugkosten, auch unerwartete Motorschäden und ggf. Unfallschäden, abgedeckt. Soweit eine uneingeschränkte Privatnutzung möglich ist, ist die Nutzung eines Firmenwagens damit in der überwiegenden Anzahl von Fällen günstiger als die Nutzung eines Privatwagens.

Grundsätzlich sind mit Anwendung der 1%-Regelung alle Aufwendungen für Privatfahrten abgegolten. Wird das Fahrzeug auch noch für andere Arbeitnehmer- oder Vermietungseinkünfte verwendet, so sind diese Fahrten nicht zusätzlich als Privatentnahme zu erfassen auch wenn sie bei den anderen Einkünften zusätzlich als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dieses Verfahren wurde durch das Urteil des Finanzgerichts Niedersachsen vom 27.09.2005, Az. 3 K 717/04 bestätigt. Von dieser Regelung unberührt sind jedoch die Fahrten des Unternehmers zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Diese werden neben den Privatfahrten steuerlich als Privatentnahme erfasst.

Auch die Benzinquittungen für die Urlaubsreisen des Unternehmers mit seinem Dienstwagen können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn der private Nutzungsanteil pauschal im Rahmen der 1%-Regelung besteuert wird. Dies gilt jedoch nicht für anfallende Autobahn- oder Mautgebühren. Diese werden durch die 1%-Regelung nicht erfasst und können damit nur als Betriebsausgaben verbucht werden, soweit sie anlässlich von Dienstfahrten anfallen.

Fortführung des Berechnungsbeispiels:

Tatsächliche Fahrzeugkosten:
Abschreibung 1/6 je Kalenderjahr	4.166,67 €
Versicherung / Steuern	700,00 €
Benzin bei 30000KM / 8 Ltr. Verbr. / 100km	3.600,00 €	30.000	1,50 €
Wartung / Inspektion / Reparaturen	700,00 €
Summe Fahrzeugkosten p.a.:	9.166,67 €
je Monat:	763,89 €
je KM	0,31 €
Private Fahrkilometer p.a.:	20.000	15.000	10.000
Kosten im Jahr	6.111,11 €	4.583,33 €	3.055,56 €
Kosten je Monat	509,26 €	381,94 €	254,63 €
Eigenaufwand bei Firmenfahrzeug:	260,89 €	260,89 €	260,89 €
Ersparnis:	248,37 €	121,05 €	-6,26 €

Auch bei geringerer Privatnutzung von 10.000KM und weniger im Jahr, kann die Nutzung eines Firmenwagens günstiger sein. Letztlich steigen die Kosten je KM bei einer geringeren Pkw-Nutzung. Die jährliche Abschreibung, die Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung und die Jahresinspektion müssen auf eine geringere Anzahl von Kilometern verteilt werden. Insoweit steigt auch der Eigenaufwand je Kilometer.

Wie ist der Zuschuss eines Arbeitnehmers zu den Kosten des Fahrzeuges steuerlich zu behandeln?

Als Firmenwagen wird häufig ein Wagen in bestimmter Klasse und Form dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt. Privat veranlasste Sonderwünsche, wie eine andere Fahrzeugvariante, eine Anhängerkupplung etc. werden oft durch Zuzahlung des Arbeitnehmers zu den Fahrzeuganschaffungskosten finanziert. Häufig kommt es auch vor, dass der Arbeitnehmer einen Teil der lfd. Fahrzeugkosten (Benzin am Wochenende u.a.) selbst trägt. Bei einer Besteuerung der privaten Nutzung im Rahmen der 1%-Regelung, kommt es in diesem Fall zu einer Mehrbelastung für den Betroffenen.

Gemäß Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes (BFH) kann der Arbeitnehmer den Zuzahlungsbetrag (Bei Anschaffung) im Jahr der Zahlung als Werbungskosten – verteilt über die Nutzungsdauer – geltend machen. Die Finanzverwaltung akzeptiert jedoch eine Anrechnung der Zuzahlung bis zur Höhe des in Ansatz gebrachten geldwerten Vorteils. Dies ist insbesondere deshalb von Vorteil, weil dann bis zum Verbrauch des Zuzahlungsbetrages kein Eigenverbrauch angerechnet wird und es damit bei echten Arbeitnehmern auch nicht zum Abzug von Sozialversicherungsbeiträgen kommt. Das gleiche gilt für die Anrechnung selbstgetragener Fahrzeugkosten wie Benzin, Inspektionsrechnungen etc..

Wann lohnt sich die Führung eines Fahrtenbuches?

Die pauschalierte Besteuerung nach der 1%-Regelung führt nur selten zu einer zutreffenden Besteuerung. Wird das Fahrzeug im hohen Umfang privat genutzt, ist dieses Verfahren meist sehr vorteilhaft. In jedem Fall ist es für den Arbeitnehmer bequem, da er keinerlei weitere Aufzeichnungen führen muss. Wird das Fahrzeug weit überwiegend beruflich und nur gelegentlich privat genutzt, ist die Abrechnung der privaten Fahrten in Höhe der tatsächlichen Fahrzeugkosten je gefahrenen Kilometer günstiger. Dies ist insbesondere auch bei relativ hochpreisigen Fahrzeugen der Fall (repräsentativer Dienstwagen).

Die tatsächlichen Fahrzeugkosten im Jahr können anhand der Daten der Buchhaltung (Benzin-, Wartungs-, Reparatur- und Inspektionskosten zuzüglich zeitanteiliger Abschreibung) ermittelt werden. Der Arbeitgeber wird die Informationen erfahrungsgemäß dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen. Die Gesamtaufwendungen des Jahres sind dann durch die im Jahr gefahrene KM-Leistung zu dividieren und damit steht der tatsächliche KM-Satz fest. Dieser kann dann mit den privaten Fahrten multipliziert und gewinn-/ steuererhöhend verbucht werden. Der Nachweis hierfür ist nur durch exakte Führung eines Fahrtenbuches möglich.

Soweit im Rahmen der monatlichen Gehaltsabrechnung die Privatnutzung zunächst nach der 1%-Regelung versteuert wurde, kann mit Einreichung der Einkommensteuererklärung die Umrechnung auf die tatsächlichen Aufwendungen erfolgen. Zuviel gezahlte Lohnsteuer wird dann erstattet. Ebenso können bei der Sozialversicherung zu viel gezahlte SV-Beiträge zurückgefordert werden. Am einfachsten ist es jedoch, wenn die Berichtigung gleich mit der Lohnabrechnung beim Arbeitgeber erfolgt.

Anforderungen an das Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch muss laufend, also bei jeder Fahrt geführt werden. Das Nachschreiben funktioniert in der Praxis nicht. Letztlich steht auf jeder Tankquittung an welchem Tag, um welche Uhrzeit und an welchem Ort das Fahrzeug betankt wurde. Auf jeder TÜV oder Werkstattrechnung steht der KM-Stand des Fahrzeuges. In der Praxis halten häufig lässig geführte Fahrtenbücher einer späteren Betriebsprüfung nicht stand und werden vom Prüfer verworfen. Dann erfolgt die Besteuerung nach der 1%-Regelung. Nachfolgend eine Aufzählung der Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch im Einzelnen:

1. Das Fahrtenbuch muss gebunden sein. Nachträgliche Änderungen und Eintragungen müssen erkennbar sein. Fahrtenbücher in Form von Excel-Tabellen oder sonstigen EDV-Aufzeichnungen scheiden damit aus. Elektronische Fahrtenbuchschreiber sind zulässig, soweit diese im Fahrzeug fest installiert und nicht manipulierbar sind.

2. Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Zeitnah bedeutet in der Praxis, die Eintragung erfolgt am Ende einer jeden Fahrt. In den Zeiten wo auf jeder Tankquittung das Datum und die Uhrzeit stehen, macht eine andere Verfahrensweise keinen Sinn.

3. Die Fahrten müssen vollständig und fortlaufend eingetragen werden.

Daten: Datum, Uhrzeit Fahrtbeginn, Uhrzeit Fahrtende, Fahrtziel, Anlass / Info zum Fahrtziel / KM-Stand Anfang / gefahrene Strecke / KM-Stand Ende. Die gefahrene Strecke wird dann jeweils in einer Rubrik als Geschäftsfahrt, Fahrt zur Arbeitsstätte oder reine Privatfahrt deklariert. Bei reinen Privatfahrten ist es nicht erforderlich das Fahrtziel und Infos zum Fahrtziel anzugeben. Hier genügt dann der Eintrag „Privatfahrt“.

Aus praktischen Erfahrungen heraus empfehlen wir kalenderjährlich und bei Fahrzeugwechsel jeweils ein neues Fahrtenbuch zu beginnen.

Dieter P. Gonze, Stb.

Lohnsteuerhilfeverein Hessen e.V.

Letzte Bearbeitung 16.04.2010

Lohnsteuerhilfeverein Sachsen e.V.